Mode d'emploi

UTM Builder fonctionne avec des environnements clients. Un environnement correspond à un annonceur : c'est là que sont rattachés les marques, la politique de tagging, les campagnes et le journal. Au sein d'un environnement travaillent une ou plusieurs parties — des agences externes ou une équipe interne — qui construisent chacune leurs propres liens.

Pour entrer :

1. Ouvrez la page de connexion via le bouton en haut à droite.
2. Connectez-vous avec votre adresse e-mail et votre mot de passe, ou avec votre compte Google.
3. Vous arrivez sur le choix d'environnement. Cliquez sur l'environnement dans lequel vous voulez travailler.

Si vous avez accès à plusieurs environnements, vous choisissez d'abord l'environnement à chaque fois. Ce choix figure ensuite dans l'adresse de chaque page, pour ne jamais mélanger les données de deux annonceurs. En cours de route, vous changez d'environnement avec le sélecteur en haut de la barre latérale.

Les agences et leurs collaborateurs n'entrent jamais d'eux-mêmes : ils sont invités avec un lien personnel lié à un environnement, une partie et un rôle. Voir « Inviter des agences et des équipes ».

La politique définit quelles données doivent être attachées à chaque lien de campagne. Elle est liée à une marque, pas à l'organisation : qui gère plusieurs marques définit une politique par marque. Seul l'administrateur client (klant_admin) la configure.

Créer une marque et fixer son domaine :

1. Ouvrez « Politique » dans la barre latérale et cliquez sur « Nouvelle marque ».
2. Donnez un nom à la marque et ajoutez son domaine, par exemple exemple.be.
3. Ajoutez des domaines supplémentaires si vos campagnes tournent sur plusieurs sites. Le premier domaine est le domaine principal ; le dernier domaine d'une marque ne peut pas être supprimé.

Vous déterminez ensuite, canal par canal, quels paramètres sont obligatoires. Pour cela, vous utilisez des modèles de canal :

1. Ouvrez la marque et choisissez « Nouveau modèle de canal ».
2. Partez de la bibliothèque de canaux — Google Ads, Meta, TikTok, LinkedIn, e-mail et autres — ou construisez votre propre canal. La bibliothèque préremplit les paramètres habituels, y compris les macros que la plateforme complète elle-même.
3. Pour chaque règle de paramètre, définissez les valeurs autorisées. Seules les valeurs de cette liste passeront le contrôle.
4. Ajoutez des paramètres propres à la marque si vous voulez mesurer plus que les champs UTM standard, par exemple un identifiant publicitaire propre.

Si vous modifiez la politique plus tard, la nouvelle version vaut pour les nouveaux liens. Les liens déjà approuvés restent inchangés et retrouvables dans le journal.

Les liens se construisent dans une campagne. Chaque campagne appartient à une seule partie : une agence ne voit que ses propres campagnes et liens, jamais ceux d'une autre partie.

Une campagne et un premier lien :

1. Ouvrez « Campagnes » dans la barre latérale et cliquez sur « Nouvelle campagne ».
2. Donnez un nom à la campagne et choisissez la marque pour laquelle vous faites de la publicité.
3. Ouvrez la campagne et cliquez sur « Nouveau lien ».
4. Renseignez la destination et choisissez le canal. Le constructeur n'affiche que les paramètres exigés par la politique pour ce canal.
5. Pour chaque paramètre, choisissez une valeur dans la liste autorisée, ou utilisez une macro si la plateforme la complète elle-même.
6. Enregistrez le lien. Il figure maintenant comme brouillon dans la campagne.

À l'enregistrement, UTM Builder contrôle immédiatement le lien par rapport à la politique : manque-t-il des paramètres, une valeur est-elle hors liste, le format est-il incorrect, une macro est-elle mal placée ? Les erreurs bloquantes apparaissent en rouge, les avertissements en orange. Vous ajustez le lien jusqu'à ce que le contrôle passe sans blocage.

Quand le lien est en règle, vous le soumettez à l'approbation avec le bouton « Soumettre ». Son statut devient « soumis » et il apparaît dans la file d'approbation de l'annonceur. Tant qu'un lien est soumis, vous ne pouvez plus le modifier ; s'il est refusé, il redevient un brouillon que vous pouvez adapter et soumettre à nouveau.

L'approbation revient à l'annonceur lui-même : l'administrateur client, ou une personne disposant d'un droit de lecture avec droit d'approbation. Les agences et leurs collaborateurs ne voient pas la page d'approbation ; ils suivent le statut auprès de leurs propres liens.

Déroulement de l'approbation :

1. Ouvrez « Approbation » dans la barre latérale. Vous voyez tous les liens soumis de toutes les parties.
2. Ouvrez un lien et contrôlez sa structure et le résultat de la validation.
3. Approuvez, ou refusez avec un motif. Ce motif est visible par l'auteur du lien, pour qu'il sache quoi corriger.

Un lien approuvé est gelé : il ne peut plus être modifié ni supprimé. Ce qui a été publié reste ainsi toujours exactement retrouvable.

Tout ce qui se passe — campagnes créées, liens soumis, approbations et refus motivés — est consigné dans le journal. Ouvrez « Journal » dans la barre latérale pour voir qui a fait quoi et quand. Le journal est conservé sans limite, dans chaque formule.

Chaque partie qui construit des liens — une agence externe ou une équipe interne — est une partie au sein de l'environnement. Le nombre de parties et d'utilisateurs est illimité ; les agences invitées ne paient rien.

Créer une partie et inviter quelqu'un :

1. Ouvrez « Parties » dans la barre latérale et cliquez sur « Nouvelle partie ».
2. Choisissez le type : agence externe ou équipe interne. L'application utilise ensuite le mot qui correspond au type.
3. Créez une invitation : choisissez le rôle (administrateur de partie ou collaborateur) et envoyez le lien.
4. L'invité ouvre le lien, crée un compte ou se connecte, et arrive directement dans votre environnement.

Un lien d'invitation est personnel et expire après quatorze jours. S'il a expiré, vous en envoyez simplement un nouveau. Un administrateur de partie peut ensuite inviter lui-même les membres de son équipe ; il ne peut pas modifier la politique.

Qui peut quoi dans un environnement :

• Administrateur client (klant_admin) : tout. Définir et modifier la politique, inviter et retirer des parties, approuver ou refuser des liens, lire l'intégralité du journal.
• Administrateur de partie (partij_admin) : construit et soumet des liens, et gère les membres de sa propre partie. Ne modifie pas la politique.
• Collaborateur (partij_medewerker) : construit des liens et les soumet à l'approbation.
• Lecture seule (alleen_lezen) : consulte la politique, les campagnes et le journal, sans rien modifier.
• Administrateur plateforme : gère les environnements et la bibliothèque de canaux, et rend les environnements d'essai définitifs. Ne lit pas les données de campagne.

Les rôles valent par environnement. Quelqu'un peut être administrateur de partie dans un environnement et simple lecteur dans un autre.

Qui demande une démo reçoit immédiatement un environnement d'essai : un environnement propre avec une marque sur le domaine de son adresse e-mail et une invitation pour entrer. L'essai dure quatorze jours et s'arrête de lui-même ; aucun paiement n'y est lié. L'administrateur plateforme peut rendre l'environnement définitif — la mention d'essai disparaît alors — ou le supprimer.

Questions fréquentes :

• Notre agence paie-t-elle quelque chose ? Non. Les parties invitées et leurs collaborateurs ne paient rien ; l'annonceur paie par environnement.
• Combien d'agences ou d'utilisateurs peuvent participer ? Sans limite, dans chaque formule.
• Que devient le journal si nous arrêtons ? Le journal reste conservé et peut être exporté sur demande.
• Une agence peut-elle devenir cliente elle-même ? Oui, une agence peut prendre son propre environnement pour son portefeuille. Dans votre environnement, l'annonceur reste toujours l'administrateur client.

Votre question n'y figure pas ? Écrivez à hello@itsolutions.be — nous répondons sous deux jours ouvrables.