Handleiding

UTM Builder werkt met klantomgevingen. Eén omgeving is één opdrachtgever: daar hangen de merken, het beleid, de campagnes en het logboek aan vast. Binnen een omgeving werken een of meerdere werkpartijen — externe bureaus of een intern team — die elk hun eigen links bouwen.

Zo kom je binnen:

1. Ga naar de aanmeldpagina via de knop rechtsboven.
2. Meld je aan met je e-mailadres en wachtwoord, of met je Google-account.
3. Je landt op de omgevingskeuze. Klik op de omgeving waarin je wil werken.

Zit je in meerdere omgevingen, dan kies je telkens eerst de omgeving. Die keuze staat daarna ook in het adres van elke pagina, zodat je nooit per ongeluk gegevens van twee opdrachtgevers door elkaar ziet. Je schakelt onderweg van omgeving met de wisselaar bovenaan de zijbalk.

Werkpartijen en teamleden komen nooit zelf binnen: ze worden uitgenodigd met een persoonlijke link die aan één omgeving, één werkpartij en één rol hangt. Hoe dat werkt, lees je bij 'Bureaus en teams uitnodigen'.

Het beleid legt vast welke gegevens aan elke campagnelink moeten hangen. Het hangt aan een merk, niet aan de organisatie: wie meerdere merken voert, legt per merk beleid vast. Alleen de klantbeheerder (klant_admin) richt dit in.

Een merk aanmaken en zijn domein vastleggen:

1. Open in de zijbalk 'Beleid' en klik op 'Nieuw merk'.
2. Geef het merk een naam en voeg het domein toe, bijvoorbeeld voorbeeld.be.
3. Voeg extra domeinen toe als je campagnes op meerdere sites draait. Het eerste domein is het hoofddomein; het laatste domein van een merk kan niet verwijderd worden.

Daarna bepaal je per kanaal welke parameters verplicht zijn. Daarvoor gebruik je kanaalsjablonen:

1. Open het merk en kies 'Nieuw kanaalsjabloon'.
2. Start vanuit de kanaalbibliotheek — Google Ads, Meta, TikTok, LinkedIn, e-mail en meer — of bouw een eigen kanaal. De bibliotheek vult de gebruikelijke parameters al in, inclusief de macro's die het platform zelf invult.
3. Leg per parameterregel vast welke waarden toegelaten zijn. Alleen waarden uit die lijst passeren later de controle.
4. Voeg merkeigen parameters toe als je meer wilt meten dan de standaard UTM-velden, bijvoorbeeld een eigen advertentie-ID.

Wijzig je het beleid later, dan geldt dat voor nieuwe links. Bestaande, al goedgekeurde links blijven ongewijzigd en terugvindbaar in het logboek.

Links worden gebouwd binnen een campagne. Elke campagne hoort bij één werkpartij: een bureau ziet alleen zijn eigen campagnes en links, nooit die van een andere partij.

Een campagne en een eerste link:

1. Open 'Campagnes' in de zijbalk en klik op 'Nieuwe campagne'.
2. Geef de campagne een naam en kies het merk waarvoor je adverteert.
3. Open de campagne en klik op 'Nieuwe link'.
4. Vul de bestemming in en kies het kanaal. De builder toont alleen de parameters die het beleid voor dat kanaal vraagt.
5. Kies per parameter een waarde uit de toegelaten lijst, of gebruik een macro als het platform die zelf invult.
6. Bewaar de link. Hij staat nu als concept in de campagne.

Bij het bewaren controleert UTM Builder de link meteen tegen het beleid: ontbreken er parameters, staat er een waarde die niet in de lijst staat, klopt het formaat niet, of hoort een macro niet op die plaats? Fouten die publicatie blokkeren zie je meteen in rood; waarschuwingen in oranje. Je past de link aan tot de controle zonder blokkades slaagt.

Is de link in orde, dan dien je hem in ter goedkeuring met de knop 'Indienen'. De status wordt 'ingediend' en de link verschijnt in de goedkeuringswachtrij van de opdrachtgever. Zolang een link ingediend is, kan je hem niet meer bewerken; keurt de opdrachtgever hem af, dan wordt hij weer een concept dat je kan aanpassen en opnieuw indienen.

Goedkeuren doet de opdrachtgever zelf: de klantbeheerder, of iemand met leesrecht dat goedkeuringsrecht kreeg. Bureaus en hun medewerkers zien de goedkeuringspagina niet; zij volgen de status bij hun eigen links.

Zo verloopt de goedkeuring:

1. Open 'Goedkeuring' in de zijbalk. Je ziet alle ingediende links van alle werkpartijen.
2. Open een link en controleer de opbouw en het validatieresultaat.
3. Keur goed, of keur af met een reden. Die reden ziet de indiener bij de link, zodat hij weet wat er moet veranderen.

Een goedgekeurde link is bevroren: hij kan niet meer bewerkt of verwijderd worden. Zo blijft wat er gepubliceerd is altijd exact terug te vinden.

Alles wat er gebeurt — aangemaakte campagnes, ingediende links, goedkeuringen en afkeuringen met reden — komt in het logboek. Open 'Logboek' in de zijbalk om te zien wie wat deed en wanneer. Het logboek wordt onbeperkt bewaard, in elk abonnement.

Elke partij die links bouwt — een extern bureau of een intern team — is een werkpartij binnen de omgeving. Het aantal werkpartijen en gebruikers is onbeperkt; uitgenodigde bureaus betalen niets.

Een werkpartij aanmaken en iemand uitnodigen:

1. Open 'Werkpartijen' in de zijbalk en klik op 'Nieuwe werkpartij'.
2. Kies het type: extern bureau of intern team. De app gebruikt daarna het woord dat bij het type past.
3. Maak een uitnodiging aan: kies de rol (partijbeheerder of medewerker) en verstuur de link.
4. De uitgenodigde opent de link, maakt een account of meldt zich aan, en komt meteen in jullie omgeving terecht.

Een uitnodigingslink is persoonlijk en vervalt na veertien dagen. Is hij vervallen, dan stuur je gewoon een nieuwe. Een partijbeheerder kan daarna zelf zijn eigen teamleden uitnodigen; het beleid kan hij niet wijzigen.

Wie wat kan binnen een omgeving:

• Klantbeheerder (klant_admin): alles. Beleid vastleggen en wijzigen, werkpartijen uitnodigen en verwijderen, links goedkeuren of afkeuren, het volledige logboek lezen.
• Partijbeheerder (partij_admin): bouwt en dient links in, en beheert de leden van zijn eigen werkpartij. Wijzigt geen beleid.
• Medewerker (partij_medewerker): bouwt links en dient ze in ter goedkeuring.
• Alleen lezen (alleen_lezen): kijkt mee met beleid, campagnes en logboek, zonder iets te wijzigen.
• Platformbeheerder: beheert omgevingen en de kanaalbibliotheek, en maakt proefomgevingen definitief. Leest geen campagnedata.

Rollen gelden per omgeving. Iemand kan in de ene omgeving partijbeheerder zijn en in een andere alleen meelezen.

Wie een demo aanvraagt, krijgt meteen een proefomgeving: een eigen omgeving met een merk op het domein uit zijn e-mailadres en een uitnodiging om binnen te komen. De proef duurt veertien dagen en stopt vanzelf; er zit geen betaling aan vast. De platformbeheerder kan de omgeving definitief maken — dan verdwijnt de proefmarkering — of verwijderen.

Veelgestelde vragen:

• Betaalt ons bureau iets? Nee. Uitgenodigde werkpartijen en hun teamleden betalen niets; de opdrachtgever betaalt per omgeving.
• Hoeveel bureaus of gebruikers kunnen erbij? Onbeperkt, in elk abonnement.
• Wat met het logboek als we stoppen? Het logboek blijft bewaard en kan op verzoek geëxporteerd worden.
• Kan een bureau zelf klant worden? Ja, een bureau kan een eigen omgeving afnemen voor zijn portefeuille. Binnen jullie omgeving blijft de opdrachtgever altijd de klantbeheerder.

Staat je vraag er niet bij? Mail naar hello@itsolutions.be — we antwoorden binnen twee werkdagen.